Cuatro formas de comunicar mejor en reuniones virtuales

Recientemente me uní a la primera conferencia virtual de Asian Venture Philanthropy Network, que reunió a actores clave de la comunidad de inversión social en Asia. SEI apoyó la vía de financiamiento climático de la conferencia para promover el intercambio de conocimientos y el aprendizaje sobre las herramientas necesarias para que los inversores públicos y privados financien proyectos de sostenibilidad relacionados con el cambio climático.

La conferencia fue el primer evento medioambiental apoyado por el Fondo Colaborativo Estratégico (SCF) que se realizó completamente en línea. El objetivo del SCF es fomentar la cooperación regional y el diálogo sobre políticas a través del desarrollo de capacidades y el intercambio de conocimientos.

En la conferencia, enfrentamos el desafío de comunicar la ciencia a una audiencia mixta de expertos y no expertos y convencerlos del valor de priorizar la financiación climática sostenible mientras nos preparamos para un mundo post pandémico. Una prueba aún mayor fue hacerlo sin una reunión cara a cara con los posibles financiadores, y así tener la oportunidad de leer sus señales no verbales.

Estamos entrando en aguas desconocidas cuando se trata de comunicar ciencia en conferencias virtuales. Basado en mis observaciones del evento, aquí hay algunas ideas sobre cómo podemos mejorar:

Encuentra nuevas formas de leer la sala.

En las reuniones no virtuales, solemos hacer exploraciones rápidas frecuentes de la sala para obtener algunas pistas sobre cómo se sienten los participantes: tomar nota de sus expresiones faciales, postura y lenguaje corporal. Esto nos ayuda a comprender las reacciones de la audiencia, para que podamos adaptar nuestro tono a la dinámica tácita.

Comunicar datos científicos sobre la resistencia al clima es solo la mitad de la batalla. Las conferencias nos brindan la oportunidad de comprender las motivaciones de las partes interesadas (lo que quieren y lo que no quieren) para convertir la conversación en acción.

Leer la sala en 2020 es un poco más difícil. Ahora se puede acceder a las únicas pistas a través de las cámaras web individuales de los participantes, el chat o las redes sociales. Hacer malabarismos en varias pantallas hace que el trabajo sea aún más complicado.

La realidad de las reuniones y conferencias virtuales nos obliga a repensar nuestras formas de conocer a nuestro público. Ya no podemos confiar en las señales visuales; en cambio, debemos ser deliberados en la forma en que buscamos sus motivaciones.

Un consejo es comenzar su presentación preguntando a los participantes sobre sus niveles de energía, la razón por la que asistieron a la conferencia o qué esperan obtener de su sesión. Pueden escribir sus respuestas en el cuadro de chat y usted puede leer algunas de sus respuestas en voz alta.

Para una lectura de sala más avanzada, recomendaría usar una herramienta de análisis de sentimientos en vivo que vaya más allá de contar los me gusta y los retuits de publicaciones relacionadas con eventos. A medida que ocurre la sesión, la herramienta puede mostrar en tiempo real si el sentimiento general sobre el evento es positivo, negativo o neutral.

Mantenga la historia corta y abruma a su audiencia con estadísticas.

En las conferencias virtuales, donde los participantes podrían estar sentados en la comodidad de sus hogares, hay muchas distracciones potenciales: niños inquietos, mascotas ruidosas, entregas de compras en línea y mucho más.

Esto nos obliga a pensar aún más en la forma en que comunicamos la ciencia. Para mantener a la audiencia comprometida a pesar de las distracciones, necesitamos darles contexto, historias y color. Entonces, en lugar de hablar solo de números, podríamos contar cómo las comunidades costeras han mitigado los riesgos climáticos a través de iniciativas financieras sostenibles.

En un interesante podcast, el Dr. Paul Zak describe cómo la oxitocina, una hormona relacionada con los vínculos sociales que él llama la “molécula moral”, puede ser incitada en nuestro público a través de las historias que contamos.

También hay un creciente interés en la técnica de PechaKucha, donde los oradores están limitados a 20 diapositivas y 20 segundos de comentarios por diapositiva, lo que los obliga a simplificar el mensaje y centrarse solo en lo que es importante. Hay muchas estadísticas que podemos citar sobre la resiliencia climática, pero con PechaKucha, nos enfocamos en solo unas pocas.

Ninguna de estas lecciones para una comunicación científica más atractiva se desperdiciará cuando volvamos a las reunions presenciales.

Use ayudas visuales más cuidadosamente.

La mayoría de las personas crean significado más fácilmente a través de representaciones gráficas de información científica que a través de palabras solamente. La visualización de datos, mediante tablas, gráficos y mapas, proporciona una forma accesible de comprender y comunicar tendencias, valores atípicos y patrones, incluso cuando se trata de fenómenos climáticos.

Sin embargo, en una presentación virtual, las personas necesitan tiempo para “digerir” y hacer las conexiones entre los cuadros en la infografía. Las ayudas visuales son excelentes, pero no siempre cuando las está viendo en una pantalla pequeña. Una cosa que noté durante la conferencia virtual AVPN fue cómo muchos de los oradores prepararon minuciosamente una buena imagen, solo para que se vea borrosa e ilegible en mi pantalla.

En algunos casos, quizás un par de buenas fotos podrían explicar un concepto mejor que una infografía complicada.

Tómese el tiempo para conectarse con su audiencia antes, durante y después del evento.

Al igual que con la lectura de la sala, la discusión espontánea y rápida tiende a ser más difícil en las reuniones virtuales. Esto significa que debe trabajar un poco más para asegurarse de que se respondan las preguntas de todos y que los participantes no se queden atrás.

Una estrategia para los oradores y presentadores es llegar a su público objetivo antes del evento, tal vez en Twitter o LinkedIn, para preguntar si hay algo que a la gente le gustaría saber o temas que desearían tratar antes de la sesión o presentación.

En el día de la reunión, invite a las personas a mirar, hacer preguntas y participar en la conversación. Aliéntelos a usar el cuadro de chat y asegúrese de que alguien lo esté monitoreando y reaccionando. Después del evento, solicite a los participantes comentarios honestos y no se ofenda por las críticas, aprenda de ello.

Con la pandemia aún en aumento, no sabemos cuánto tiempo tendremos que hacer reuniones y conferencias virtuales. Esto significa que todos necesitamos aprender a adaptar y comunicar mejor nuestro trabajo en línea, y no solo asumir que podemos “esperar” hasta que vuelva el viejo mundo de volar para encontrarse cara a cara.